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Le courrier électronique : avantages et limites

Premier pas sur Internet, le courrier électronique (en anglais electronic mail ou e-mail) améliore la rapidité, la fluidité et la qualité des échanges, internes et externes, locaux et internationaux. L’e-mail est peu coûteux, il permet d’écrire simultanément à plusieurs interlocuteurs ; il permet de joindre en "document attaché" des textes, tableaux, images, vidéos, etc. Il permet d’archiver et de classer tous les courriers partis et reçus. En outre un mail ne se perd pas : en cas d’erreur d’adresse, il vous revient.

Ses limites sont l’identification et la vérification parfois difficiles de la source d’une information, et la faible confidentialité des échanges. Ces risques ne sont pas spécifiques à l’e-mail. Ils y sont cependant accrus par le fait que les informations numérisées se diffusent et se modifient plus vite et plus facilement que sous une autre forme. On peut alors avoir recours, pour des documents particulièrement importants, à la transmission par des solutions de cryptographie de données et de signature électronique.

Trois solutions pour utiliser le courrier électronique

 avec un logiciel de messagerie 
Le mieux est de télécharger, à partir d’un CD-Rom ou d’Internet, un logiciel de messagerie : Microsoft Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Eudora… Les deux premiers sont les plus répandus, et donc les plus exposés aux virus qui, rappelons-le, se reproduisent essentiellement par le courrier électronique. 
Pour utiliser un logiciel de messagerie, vous devez le configurer aux caractéristiques de votre fournisseur d’accès Internet payant (Wanadoo, Club Internet…) ou gratuit (Laposte.net, Free, Tiscali…) :

• • saisir les adresses de serveur de messagerie entrant et sortant (par ex pour Wanadoo : pop.wanadoo.fr en entrant et smtp.wanadoo.fr en sortant),
  • saisir vos codes personnel de connexion messagerie : identifiant et mot de passe.

 depuis le site de votre fournisseur d’accès 
Par ex., allez sur le site www.laposte.net et saisissez vos codes de connexion. Vous pouvez ainsi, sans logiciel de messagerie, recevoir, expédier et gérer des mails ainsi votre courrier électronique depuis n’importe quel ordinateur, par l’intermédiaire du navigateur.

 par Webmail 
C’est un mix des deux systèmes précédents : vous gérez votre courrier électronique depuis un site (par ex.www.arobase.org/pop), qui n’est pas celui de votre fournisseur d’accès. Vous devez alors indiquer votre serveur de courrier entrant et vos codes de connexion messagerie.

Quelques bons conseils pour utiliser son courrier électronique

 relevez votre courrier électronique chaque jour et répondez-y dans l’instant, même avec une réponse très courte, plutôt que de reporter votre réponse à plus tard (9 mails sur 10 demandent une réponse, ne serait-ce que "Merci, j’ai bien reçu, à bientôt"). 
 créez sur votre disque dur un dossier où vous allez stocker tous les documents attachés que vous recevez par mail. 
 introduisez les coordonnées de vos destinataires les plus réguliers dans le « carnet d’adresse » de votre logiciel de messagerie ou Webmail. Celles-ci seront enregistrées et vous n’aurez pas à les ressaisir pour chaque envoi. 
 vous pouvez attribuer un niveau d’importance à vos courriers, afin de gagner du temps lorsque vous effectuez une recherche. 
 n’envoyez pas, dans la mesure du possible, de fichiers joints dont la taille dépasse quelques centaines de kilo-octets, car ils seront longs à charger par le destinataire.

Source : 

http://www.associations.gouv.fr/18-outil-no1-le-courrier-electronique.html

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