Formalités administratives : Forum des associations

Formalités administratives (09/05/2012)

Déclaration préalable à l’embauche

Les associations sont tenues, comme tout employeur, à un certain nombre de formalités à l’occasion des embauches qu’elles effectuent. Dans un souci de simplification, ces formalités sont aujourd’hui, pour l’essentiel d’entre elles, effectuées sur un support unique intitulé "Déclaration préalable à l’embauche" (DPAE) (l’expression "déclaration unique d’embauche" - DUE - continue parfois d’être utilisée), qui est effectuée auprès de l’URSSAF par voie électronique sur le site www.net-entreprises.fr ou sur le site www.mon.urssaf.fr. A défaut d’utiliser la voie électronique, la DPAE pourra être effectuée au moyen d’un formulaire (arrêté ministériel à paraître) que l’employeur devra adresser à l’URSSAF par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

La déclaration préalable à l’embauche comporte les mentions prévues par l’article R. 1221-1 du code du travail : dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, date et heure d’embauche, nature et durée du contrat, etc.

Cette déclaration préalable à l’embauche regroupe les formalités suivantes :

- l’immatriculation, en tant qu’employeur, de l’association à l’URSSAF, s’il s’agit d’une première embauche,
- l’immatriculation du salarié à la sécurité sociale, s’il n’est pas déjà immatriculé,
- l’affiliation au régime d’assurance chômage (UNEDIC),
- la demande d’adhésion à un service de santé au travail,
- la demande d’examen médical d’embauche.

Outre ces formalités, les informations figurant sur la DPAE facilitent le remplissage de la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales).

A noter : Une association employeur de personnel salarié doit impérativement se doter d’un numéro Siret (il en va de même pour les associations qui exercent des activités entrainant paiement de la TVA ou de l’impôt sur les sociétés et pour celles qui reçoivent - ou souhaitent recevoir - des subventions ou des paiements en provenance de l’État ou des collectivités territoriales). Dans le cas d’une association employeur de personnel salarié, l’immatriculation au répertoire des entreprises et des établissements "Sirene" doit être demandée au centre de formalités des entreprises (CFE) de l’Urssaf à laquelle sont versées les cotisations. Ce centre transmettra la demande à l’INSEE qui procèdera à l’inscription au répertoire et à l’attribution du numéro d’identification ; sur cette question, on peut se reporter aux précisions disponibles sur : www.insee.fr

Recours au chèque emploi-associatif (CEA)

Les associations employant au plus neuf salariés équivalents temps plein (neuf salariés à plein temps, six salarié à plein temps et six salariés à mi-temps…), peuvent, pour rémunérer leurs salariés et s’acquitter de leurs obligations en matière de droit du travail et de sécurité sociale (déclarations obligatoires liées à l’embauche, déclaration et paiement des cotisations, rédaction d’un contrat écrit en cas d’embauche en CDD…), utiliser le "chèque emploi associatif".
Ce dispositif ne peut être utilisé qu’avec l’accord du salarié.
Pour les associations intéressées : www.cea.urssaf.fr

Autres obligations

L’association doit également, à l’occasion de chaque embauche, observer les formalités suivantes :

- tenir à jour le registre du personnel,
- déclarer mensuellement les mouvements de main d’œuvre, pour les associations qui occupent au moins 50 salariés,
- faire passer au salarié embauché une visite médicale,
- si l’association embauche du personnel pour la première fois, déclarer cette embauche à l’inspection du travail.

L’association devra enfin veiller à procéder à l’affiliation du ou des salariés embauchés aux caisses de retraite complémentaire (ARRCO et le cas échéant AGIRC) dont elle relève.

Cas particulier : emploi occasionnel d’artistes ou de techniciens du spectacle

Afin de simplifier les démarches administratives des organisateurs occasionnels de spectacle vivant, dont les associations, un dispositif géré par le GUSO (Guiche Unique Spectacle Occasionnel) a été créé par les pouvoirs publics.

Doivent y recourir les organisateurs occasionnels :

- qui emploient sous contrat à durée déterminée des artistes du spectacle et des techniciens qui concourent au spectacle vivant (pièces de théâtre, opéra, opérette, concerts classiques, ballets, chorales, les fanfares, (quelle que soit l’ampleur de la formation… exécutés en direct devant le public avec la présence physique des artistes),
- qui n’ont pas pour activité principale l’exploitation de lieu de spectacle, la production ou la diffusion de spectacles.

Le Guichet Unique permet à l’organisateur d’accomplir en une seule fois et auprès d’un seul organisme, toutes les formalités liées à l’embauche d’un salarié intermittent du spectacle qu’il accomplirait normalement auprès de six organismes distincts :

la déclaration préalable à l’embauche,
l’établissement du contrat de travail,
la déclaration et le paiement des cotisations sociales auprès de l’URSSAF (sécurité sociale), les Congés Spectacles (congés payés), AUDIENS (retraite complémentaire et prévoyance), Pôle emploi (assurance chômage), l’AFDASS (formation professionnelle), le CMB (médecine du travail),
la déclaration annuelle des données sociales (DADS),
l’attestation employeur (destinée à Pôle emploi),
le certificat d’emploi (destiné à la Caisse des congés payés)